Vanaf verslagjaar 2023 moet het college volgens de gewijzigde Gemeentewet en het BBV in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. De rechtmatigheidsverantwoording gaat over alle aspecten van financiële rechtmatigheid die geen invloed hebben op de getrouwheid van de jaarrekening. De formele verklaring staat in de jaarrekening, maar de toelichting hoort in de paragraaf Bedrijfsvoering, omdat die over interne beheersing, risicomanagement en controlesystemen gaat. In de paragraaf bedrijfsvoering verklaart het college alle niet-acceptabele afwijking en de (voorgenomen) herstelmaatregelen. Zo krijgt de raad niet alleen een oordeel, maar ook de achtergrondinformatie om zijn controlerende taak goed uit te voeren.
Toelichting begrotingscriterium
Het totaal van de geconstateerde onrechtmatigheden op het begrotingscriterium – zowel de programma’s als de kredieten - is € 928.000.
- Programma bestuur en ondersteuning, lasten € 531.000.
Bij het samenstellen van de jaarstukken is duidelijk geworden dat een hogere rekenrente gehanteerd diende te worden voor de voorziening pensioenen wethouders. Het is daarom te laat bekend geworden om de gemeenteraad nog te informeren. Dit heeft geleid tot een nadeel van € 820.000, en per saldo een overschrijding van het programma van € 531.000.
De voorziening zal voortaan bij de 2e Turap worden herijkt zodat eventuele wijzigingen nog tijdig aan de raad voorgelegd kunnen worden.
- Programma Economie, lasten € 122.000
Er heeft een hogere toerekening van personeelslasten op het programma Economie plaatsgevonden gedurende 2024. Dit heeft te maken met extra inzet die heeft plaatsgevonden vanuit de beleidsafdeling en de toerekening hiervan aan de programma's.
De effecten van dergelijke doorbelastingen wordt pas laat in het jaar in volle omvang zichtbaar. Dan is er nog onvoldoende tijd om dit voor te leggen aan de raad. Omdat het gaat om intern personeel dat met de begroting 2024 door de gemeenteraad is gemandateerd, acht het college het op dit moment niet noodzakelijk extra beheersmaatregelen te treffen.
Toelichting Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium (M&O)
Het misbruik van gemeentelijke regelingen wordt door zorgvuldige processen en controles op de naleving van deze processen. Waar misbruik is vastgesteld, is opgetreden. Uit de interne controles zijn geen significante tekortkomingen geconstateerd op de zorgvuldigheid van de processen. Wel is al enige tijd duidelijk dat het Misbruik- en oneigenlijk gebruik beleid (M&O-beleid) sterk verouderd is. In 2023 en 2024 is gewerkt aan een nieuw M&O-beleid waar zowel de effectiviteit als de werkbaarheid beter met elkaar in balans dienen te staan.
In 2025 zal het nieuwe M&O-beleid aan de gemeenteraad worden voorgelegd ter vaststelling en zullen de uitkomsten van frauderisicoanalyses op een aantal processen worden besproken met de commissie Rekening & Audit .
Toelichting voorwaardencriterium
Het totaal van de geconstateerde onrechtmatigheden op het voorwaardencriterium is € 1.349.000.
- Europees aanbesteden Inergy BV € 146.000
Het blijkt dat in meerjarig perspectief de diensten boven de Europese aanbestedingsgrens komen.
Door een betere inkoopplanning kan eerder gesignaleerd worden dat bepaalde inkopen Europees aanbesteed dienen te worden. De afdelingen werken samen met de inkoopadviseurs aan een steeds betrouwbaardere planning.
- Europees aanbesteden OGD € 568.000
Voor het beheer van de servers die de gemeente nog in huis heeft staan, is een beheercontract gesloten zonder looptijd. Er is gekeken naar het maandelijks te betalen bedrag bij het bepalen van het inkoopproces. Echter, bij een contract zonder looptijd dient 48 maal de maandelijkse termijn genomen te worden.
Met de hiervoor genoemde inkoopplanning worden ook steeds betrouwbaarder kleiner inkopen vooraf beoordeeld. Dit gaat gestaag beter.
- Europees aanbesteden Central Point/Dustin € 330.000
Een reeds in 2023 gesloten contract blijkt bij nader inzien ten onrechte niet Europees aanbesteed. Het contract loopt door in 2024 en daarom zijn de betalingen op dit contract in 2024 ook onrechtmatig.
In 2025 zal het contract voor het leveren van het type IT-apparatuur dat op dit contract wordt geleverd, rechtmatige worden aanbesteedt. Dit maakt onderdeel uit van een grotere actie waarbij het contractmanagement van IT-contracten wordt verbeterd.
- Inkopen inhuur € 200.000
Op een inhuurcontract kan onvoldoende de prestatielevering worden aangetoond van de gedeclareerde uren.
Met de intermediair voor inhuurdiensten (Flextender) zullen in 2025 nadere afspraken worden gemaakt om een dergelijke situatie op voorhand niet te doen ontstaan. Ook zal de interne regelgeving voor inhuur hiervoor worden aangescherpt.